Comment mettre en place les ré-inscriptions en ligne
Le module de ré-inscription en ligne est un service efficace qui permet aux membres de la saison S de faire une demande de ré-insciption directement depuis leur profil Abcnatation pour la saison S+1. Elle vous permet également d'affecter vos membres de la saison S dans les groupes de la saison suivante.
Avant de pouvoir affecter des membres dans vos différents groupe pour la saison S+1, vous devez définir les activités, les groupes et les créneaux.
Vous pouvez faire le choix de repartir de zero, ou alors de partir d'une copie des informations de la saison S. Pour cela, sélectionnez la saison S+1, cliquez sur "Gérer mes activités" puis cliquez sur le bouton "Récupérer les informations de la saison précédente".
Allez dans la saison S+1, cliquez sur "Gérer mes groupes", choisissez un groupe en cliquant sur "Editer" puis en bas de la page cliquez sur "Affecter des [...]". Sélectionnez les dans le carnet du club et c'est tout!
Pensez à sélectionner la saison S. Cliquez ensuite sur "Gérer mes membres" et choisissez un membre en cliquant sur le bouton de modification (bouton bleu foncé).
Cliquez ensuite sur "Groupe S+1" pour dérouler la liste des activités S+1 puis choisissez l'activité concernée.
Choissiez son "rôle" puis son "groupe" et validez.
Vous pouvez observer dans le champ "Saison" qu'il s'agit de la bonne saison.
Sélectionnez dans le menu déroulant la saison S+1, cliquez sur "Inscriptions en ligne" > "Paramètres" puis cochez la case "Activer la procédure de ré-inscription pour la saison [XXXX - XXXX]". Vous pouvez également définir une date jusqu'à laquelle les ré-inscription seront prises en priorité par rapport aux nouvelles demandes. Afin de conserver une flexibilité, cette information est indicative et le système ne bloquera aucune demande après cette date.
Vous pouvez maintenant informer l'ensemble de vos membres de la Saison S de la procédure, et leur proposer de faire leur demande de ré-inscription en ligne. Ils vont pouvoir récupérer les informations les concernant déjà disponibles et éventuellement les mettre à jour.
Cliquez sur "Inscriptions en ligne" > "Paramètres" puis sur le lien "Envoyer un message de ré-inscription aux membres de la saison [Saison S]"
Le message est prédéfinit et contient un paragraphe expliquant la procédure de ré-inscription. Vous pouvez personnaliser le message et la signature du message.
Voici le type de message que le membre va recevoir :
Dans le message, le membre est invité à créer son profil Abcnatation avec l'adresse email utilisée dans la base des membres ou de se connecter avec son profil Abcnatation si il en a déjà un. Une fois connecté, il peut sufit de cliquer sur "Mes inscriptions" et il accéde à son inscription et au bouton lui permettant de faire une demande de ré-inscription :
A tous moments, le membre pourra modifier ses informations personnelles.